Vidaus administravimo skyriaus siekis – aukšta asmenų aptarnavimo kokybė

Alytus

Reporteris DovilėŠaltinis: Etaplius.lt

69199

Alytaus miesto savivaldybės priimamasis – vieta, į kurią norėdami pateikti prašymą, pasikonsultuoti, gauti licenciją ar leidimą, deklaruoti gyvenamąją vietą ar gauti kitą reikiamą paslaugą kiekvieną dieną įvairiais būdais kreipiasi daugiau kaip 100 alytiškių. Kasdien Alytaus miesto savivaldybė sulaukia daugiau nei 30 paslaugų prašymų.

Pastaraisiais metais į savivaldybę besikreipiančių alytiškių skaičius ir savivaldybės teikiamų paslaugų kiekis auga. 2018 m. Alytaus miesto savivaldybės suteiktų paslaugų skaičius siekė beveik 43 tūkst., t. y. 10 tūkst. daugiau nei 2017 m. (iš jų daugiau kaip 7 tūkst. šių paslaugų suteikta elektroniniu būdu).

Administracinių paslaugų teikimą ir asmenų aptarnavimą organizuoja, efektyvų savivaldybės dokumentų valdymą, savivaldybės ir likviduotų įmonių archyvinių dokumentų tvarkymą ir saugojimą užtikrina ir vadovų skirtų užduočių atlikimo kontrolę administruoja Alytaus miesto savivaldybės administracijos Vidaus administravimo skyrius. Jam nuo 2018 m. gruodžio 1 d. vadovauja Asta Guzienė, kartu atliekanti Informacinių ir ryšių technologijų skyriaus vedėjo funkcijas.

Pastarajam skyriui A. Guzienė sėkmingai vadovavo 24 metus, tačiau praėjusiais metais sulaukė pasiūlymo vadovauti Vidaus administravimo skyriui. Sprendimą reikėjo priimti greitai, tad ilgai dvejoti tiesiog nebuvo kada. Vidaus administravimo skyriaus vedėjos teigimu, apsispręsti padėjo ir mintis, kad pokyčiai sukuria naujus iššūkius, kurie bus naudingi tiek jai, tiek Informacinių ir ryšių technologijų skyriui.

Paklausta, su kokiais iššūkiais tenka susidurti, pradėjus vadovauti Vidaus administravimo skyriui, A. Guzienė neslėpė, kad vienu jų galima pavadinti gerokai didesnį darbuotojų skaičių – Informacinių ir ryšių technologijų skyriuje jai teko vadovauti trims darbuotojams, o Vidaus administravimo skyriuje jų 12. Vidaus administravimo skyriaus darbo specifika jai yra pažįstama, tad didesnių sunkumų A. Guzienė teigia nepastebinti: „Darbas su dokumentų valdymu ir vieno langelio teikiamomis paslaugomis man nėra naujiena, sėkmingai įdiegta vieno langelio informacinė sistema VLIS „Avilys“. Jos diegimo metu visus su tuo susijusius veiklos procesus teko išnagrinėti ir automatizuoti, gal šiek tiek daugiau laiko reikės siekiant perprasti darbą su asmenų aptarnavimu ir archyvo funkcijomis“.

Naujoji Vidaus administravimo skyriaus vedėja A. Guzienė planuoja darbus ir kelia sau nemažus tikslus. „Mano pagrindinis tikslas – asmenų aptarnavimą pakelti į aukštesnį lygį, kad visi procesai savivaldybėje vyktų greičiau, o čia užsukę asmenys liktų patenkinti teikiamomis paslaugomis.“ A. Guzienė įsitikinusi, kad kryptingai siekti šio tikslo jai padės netrukus startuosiantis teikiamų paslaugų procesų tobulinimo ir asmenų aptarnavimo kokybės gerinimo Alytaus miesto savivaldybės administracijoje ir jai pavaldžiose įstaigose projektas.

Dar vienas naujosios Vidaus administravimo skyriaus vedėjos siekis – kryptingai mažinti popierinių dokumentų skaičių, skatinti juos siųsti per e. pristatymo sistemą, rengti elektroninius dokumentus. 2018 m. Alytaus miesto savivaldybės gavo beveik 29 tūkst. dokumentų, iš jų 1 500 – gauti elektroniniai dokumentai. Išsiųsta per 16 tūkst. dokumentų, iš jų 6 tūkst. buvo išsiųsti įprastu paštu, visi kiti – per e. pristatymo sistemą, elektroniniu paštu arba perduoti asmeniškai. Pastarasis skaičius, anot A. Guzienės, turėtų ženkliai mažėti.

2018 metais Alytaus miesto savivaldybės administracija gavo 36 skundus. Gyventojai dažniausiai skundėsi dėl kaimynų elgesio, daugiabučių namų bendrijų problemų, savivaldybės pavaldžių įstaigų veiklos ir kitų problemų.

Vidaus administravimo skyriaus vedėjos pastebėjimu, džiugina tai, kad per pastaruosius metus pastebimai trumpėja 138 savivaldybės teikiamų paslaugų prašymų nagrinėjimo trukmė. 2018 m. paslaugų prašymai buvo išnagrinėti vidutiniškai per 5,2 dienos, o 2017 m. – per 6,5 dienos. Šiuos pasikeitimus, anot Vidaus administravimo skyriaus vedėjos, lėmė paslaugų procesų ir administracijos veiklos tobulinimas bei funkcijų perskirstymas. Tačiau, pasak A. Guzienės, tobulėti dar yra kur. Alytaus miesto savivaldybės administracija tam tikras paslaugas teikia tam tikromis savaitės dienomis, šią tvarką, Vidaus administravimo skyriaus vedėjos A. Guzienės nuomone, reikėtų keisti. „Manau, kad gyventoją mes turime priimti tada, kada jis atėjo, o ne prašyti jo į savivaldybę ateiti dar kartą tam tikrą savaitės dieną“, – sako ji. Kitas didelis iššūkis – bent 30 procentų paslaugų teikti elektroniniu būdu, skatinti asmenis paslaugas užsakyti https://www.epaslaugos.lt portale bei taupyti savo laiką. 2018 m. per 16 procentų paslaugų buvo užsakyta ir suteikta elektroniniu būdu.

Laiku, tinkamai ir operatyviai aptarnauti gyventojus siekia kiekvienas Alytaus miesto savivaldybės administracijos darbuotojas, juolab, kad šį darbą vertina savivaldybėje apsilankantys gyventojai. Užsukusiems į savivaldybės priimamąjį arba internetu siūloma užpildyti asmenų prašymų nagrinėjimo ir aptarnavimo kokybės vertinimo anketą. Apžvelgiant šios apklausos rezultatus, 2018 m. per 80 proc. apklaustųjų savivaldybės administracijos darbą vertino labai gerai ir gerai.

Praėjusiais metais Alytaus miesto savivaldybė Vietos savivaldos dienos proga pakvietė gyventojus dalyvauti neįprastoje apklausoje – pareikšti savo nuomonę apie savivaldybės darbą įmetant kamuoliuką į vieną iš keturių savivaldybės priimamajame stovėjusių kolbų su užrašais. Šiuo neįprastu būdu nuomonę apie savivaldybės darbuotojų darbą pareiškė 179 alytiškiai. 176 alytiškiai savivaldybės darbuotojų darbo kokybę vertino palankiai, iš jų – 112 alytiškių kamuoliuką įmetė į kolbą su užrašu „Ačiū Jums už suteiktą paslaugą“, o 64 – su įvertinimu „Gavau informaciją / paslaugą, kurios reikėjo“. Vos 2 alytiškiai manė, kad gyventojų aptarnavimas savivaldybėje galėtų būti geresnis, vienas jautėsi savivaldybėje veltui sugaišęs laiką.

Regis, Alytaus miesto savivaldybės administracijai puikiai sekasi pateisinti gyventojų lūkesčius. Sėkmę darbe lemia darnus komandinis visų savivaldybės administracijos skyrių darbas. Alytaus miesto savivaldybės administracijos komandos dalis – Vidaus administravimo skyrius, o šio skyriaus vedėja A. Guzienė ateityje linki sklandžiai ir vieningai dirbti siekiant efektyvaus ir kokybiško asmenų aptarnavimo.

Griežtai draudžiama Etaplius.lt naujienų portale skelbiamą informaciją naudoti kitose interneto svetainėse, žiniasklaidos priemonėse ar kitur. Draudžiama platinti Etaplius.lt bet kokio pavidalo medžiagą be sutikimo, o jei sutikimas gautas, būtina nurodyti Etaplius.lt šaltinį. Ši informacija yra Etaplius.lt nuosavybė. Ją galima platinti tik susitarus su portalo redakcija. Norint gauti sutikimą, reikia kreiptis el. paštu redakcija@etaplius.lt