Efektyvios raštvedybos patarimai

Vilnius

Reporteris IngaŠaltinis: Etaplius.lt

94199

Sėkmingai ir produktyviai įmonės veiklai nepaprastai daug įtakos turi raštvedybos sritis. Kad įmonė tinkamai funkcionuotų, itin svarbu ne tik patogi darbo erdvė, gera atmosfera ar tvarkingai laikomi raštinės reikmenys, bet ir pagrindinių raštvedybos taisyklių laikymasis. Pateiksime pagrindinius patarimus, kurių laikytis turėtų kiekviena profesionalumo siekianti bendrovė.

Esminės taisyklės – patogiam darbui

Pirmiausiai reikėtų paminėti, kad visi svarbūs įmonės dokumentai turėtų būti rengiami ir koreguojami laikantis bendrinės lietuvių kalbos normų ir teisinės terminijos. Šios taisyklės apima kone kiekvieną galimą dokumentų sudarymo aspektą – datos, adreso rašymą, lietuviškų kabučių rašymą, telefono numerio ir elektroninio pašto pateikimą ir t. t.

Taip pat taisyklėse rasite A4, A4L, A5 ir A5L lapų formatų matmenis, tikslius privalomų palikti paraščių dydžius bei nurodymus, kaip reikėtų spausdinti oficialius dokumentus. Taisykles ir patarimus galite rasti Valstybinės lietuvių kalbos komisijos konsultacijų banke. Jei laikysitės šių nurodymų, galėsite būti tikri, kad jūsų įmonės dokumentai – tvarkingi ir taisyklingi.

Pasirūpinkite reikalingomis kanceliarinėmis priemonėmis

Kokybiški raštinės reikmenys labai pravers sėkmingam darbui biure ir tvarkingam raštvedybos procesui. Jų yra nepaprastai daug ir visus išvardinti gali būti sunkoka, tačiau aptarsime keletą svarbiausių.

• Derėtų pasirūpinti, kad biure niekuomet netrūktų kokybiško popieriaus kopijavimui ir spausdinimui. Kokybė būtina tam, kad svarbiausios sutartys, įsakymai, prašymai ir kitokio tipo dokumentai atrodytų reprezentatyviai, o informacija juose išliktų aiškiai matoma ilgiau. Dėl šių priežasčių patartina nuolat sekti popieriaus atsargas.

• Be tušinukų, pieštukų, plunksnakočių, žymeklių bei kitų rašymo priemonių taip pat neįsivaizduojamas nei vieno biuro funkcionavimas. Nepamirškite stebėti ir papildomų priemonių atsargų: trintukai, drožtukai, rašalas būtini tam, kad būtų galima dirbti kuo mažiau blaškantis.

• Užrašų knygučių, lipnių lapelių ir darbo kalendorių reikės, kad turėtumėte kur užsirašyti naujas mintis ir idėjas, svarbius įvykius, darbus bei susitikimus. Šios priemonės padės planuoti jūsų darbo laiką. Beje, tokios priemonės puikiai tinka ir reprezentacijai – tiesiog dekoruokite jas įmonės logotipu ar šūkiu.

• Tokie raštinės reikmenys kaip plastikiniai ir popieriniai segtuvai, įmautės, dokumentų stovai, segikliai ir skylamušiai padės tvarkingai laikyti ir lengviau, efektyviau rūšiuoti biure laikomus dokumentus.

• Vardo kortelės ir vizitinių kortelių laikikliai bus reikalingi, jei dirbate itin formalioje aplinkoje ir dažnai bendraujate su klientais.

• Žirklėmis ir vokų peiliais rūpinamasi rečiau, tačiau priklausomai nuo darbo specifikos, jų poreikis taip pat gali būti didelis. Jei patys ruošiate dovanas ar užsiimate rankdarbiais, įsitikinkite, kad netrūksta ir dekoratyvinių (kerpančių banguota ar kampuota linija) žirklių.

• Reguliariai patikrinkite, ar netrūksta smulkiosios biuro technikos – pelių, ausinių, mikrofonų, taip pat – jų priežiūros reikmenų. Tai ypač svarbu, jei planuojate plėsti komandą.

Atidžiai sekamos atsargos ir jų papildymas laiku – tai tvirtas pagrindas našesniam ir greitesniam užduočių, net ir nesusijusių su raštvedyba, atlikimui.

Padės oficialių dokumentų pavyzdžiai

Kaip jau minėjome, kokybiški raštinės reikmenys pavers jūsų įmonės raštvedybos procesą lengvesniu. Visgi ne visuomet taisyklių nagrinėjimas yra efektyviausias sprendimas. Jei nesate tikri, kaip laikantis minėtų principų parengti tokius svarbius dokumentus kaip prašymas, įsakymas, skundas, sutartis ir kita, nepamirškite, kad galite naudotis įvairiais oficialių dokumentų pavyzdžiais, šablonais. Daugumą šių pavyzdžių galite lengvai rasti internete. Vis dėlto prieš naudodamiesi jais įsitikinkite, ar pavyzdiniai dokumentai išties tvarkingi, tikslūs.

Kadangi įvairių dokumentų sudarymas ir tvarkymas gali užimti didžiulę darbo dienos dalį, būtina pasirūpinti, jog procesas būtų kuo našesnis. Tai nėra sudėtinga – tiesiog reikia stebėti, kad po ranka būtų visi reikalingi raštinės reikmenys ir išsiugdyti kelis raštvedybos įpročius.

Reklama

Griežtai draudžiama Etaplius.lt naujienų portale skelbiamą informaciją naudoti kitose interneto svetainėse, žiniasklaidos priemonėse ar kitur. Draudžiama platinti Etaplius.lt bet kokio pavidalo medžiagą be sutikimo, o jei sutikimas gautas, būtina nurodyti Etaplius.lt šaltinį. Ši informacija yra Etaplius.lt nuosavybė. Ją galima platinti tik susitarus su portalo redakcija. Norint gauti sutikimą, reikia kreiptis el. paštu redakcija@etaplius.lt