Ar verslo valdymo sistema padeda sutaupyti laiko? Atsako specialistas

Lietuva

EtapliusŠaltinis: Reklaminis turinys

375095

Lietuvoje veikiančios įmonės, ypač smulkus ir vidutinis verslas, vis dar dažnai ieško būdų dirbti greičiau, efektyviau ir mažesnėmis sąnaudomis. Vienas iš sprendimų, kurį vis dažniau renkasi įmonių vadovai ir finansininkai – verslo valdymo sistema (VVS). Ar ji iš tikrųjų padeda sutaupyti laiko ir resursų, ar tai tik dar viena biurokratinė našta? Atsako verslo procesų automatizavimo specialistas Tadas Jakubauskas.

„Jeigu darbuotojas kas mėnesį pusdienį praleidžia rengdamas ataskaitas rankiniu būdu – tai nėra produktyvumas. VVS sistema iš esmės pašalina šiuos pasikartojančius darbus“, – aiškina Tadas.

Kas yra verslo valdymo sistema?

Verslo valdymo sistema – tai programinė įranga, kuri padeda valdyti ir automatizuoti kasdienius įmonės procesus:

· Sąskaitų išrašymą ir apmokėjimų sekimą.

· Atsargų valdymą.

· Personalo apskaitą.

· Klientų santykių valdymą (CRM).

· Veiklos ir finansines ataskaitas.

Svarbiausias tikslas – sujungti visus įmonės procesus į vieną vietą, kad sprendimai būtų priimami greičiau, informacija būtų tiksli ir nepriklausytų nuo pavienių darbuotojų.

Ar tai tik didelėms įmonėms?

Dažnas mitas, kad verslo valdymo sistema (VVS) skirta tik didelėms įmonėms su sudėtinga struktūra, keliais padaliniais ir šimtais darbuotojų, tačiau realybė gerokai lankstesnė. Šiuolaikinės VVS puikiai pritaikytos net ir mažoms įmonėms, vieno žmogaus verslui ar individualiai veiklai. Būtent tokiose veiklose dažnai jaučiamas didžiausias chaosas, nes čia vadovas vienu metu yra ir buhalteris, ir sandėlininkas, ir klientų aptarnavimo specialistas.

„Smulkus verslas dažnai praleidžia daugiausia laiko ne kurdamas vertę, o „gesindamas gaisrus“, t. y. tvarkydamas dokumentus, derindamas duomenis, ieškodamas prekių ar sprendimų paskutinę minutę. VVS įveda struktūrą net mažoje veikloje,“ – pastebi verslo procesų konsultantas Tadas.

Tai reiškia, kad net paprasčiausias verslas gali naudotis sprendimais, kurie leidžia matyti atsargas, automatiškai generuoti sąskaitas, sekti klientų užsakymus, valdyti išlaidas ir pajamas. Ypač tai aktualu, kai verslas pradeda augti, nes atsiranda daugiau klientų, prekių, procesų, o kartu ir daugiau rizikos kažką praleisti. Gerai parinkta sistema padeda užkirsti kelią klaidoms, taupo laiką ir padidina efektyvumą. Be to, dauguma šiuolaikinių VVS veikia debesyje, todėl nereikia investuoti į brangius serverius ar samdyti IT personalo. Viskas valdoma internetu – paprastai, saugiai ir iš bet kur. Pradėti naudotis galima už keliolika eurų per mėnesį – tai mažesnė suma nei vieno užsakymo klaidos kaina.

Būtent todėl VVS nėra „didelių žaidėjų įrankis“, o veikiau būtinas pagrindas kiekvienam, kuris nori dirbti struktūruotai, augti tvariai ir priimti sprendimus remiantis duomenimis, o ne spėjimais. Tai modernus būdas mažam verslui pradėti mąstyti strategiškai.

Kur sutaupomas laikas?

Remiantis 2024 m. PwC „Baltic CEO Survey“, 65 % Lietuvos vadovų nurodė, kad per artimiausius metus planuoja investuoti į procesų ir sistemų automatizavimą. Tai rodo, jog automatizacija tapo viena prioritetinių priemonių siekiant veiklos efektyvumo.

Laiko sutaupymas pasireiškia:

· Dokumentų ruošime – sąskaitos, sutartys ir ataskaitos sugeneruojamos automatiškai.

· Informacijos paieškoje – visi duomenys pasiekiami realiu laiku, iš vienos sistemos.

· Procesų valdyme – matomas atsargų judėjimas, klientų istorija, tiekimo grandinė.

· Komunikacijoje – nereikia derinti Excel lentelių tarp skyrių ar darbuotojų.

„Vienas klientas anksčiau kiekvieną mėnesį dvi dienas ruošdavo PVM ataskaitas. Įsidiegus sistemą – ataskaita sugeneruojama per kelias minutes“, – pavyzdį pateikia Tadas.

Svarbiausia – integracija ir paprastumas

Ne kiekviena verslo valdymo sistema (VVS) tinka kiekvienam verslui, net jei jos siūlo ilgą funkcijų sąrašą ar atrodo patraukliai iš pirmo žvilgsnio. Pasak verslo procesų konsultanto Tado, svarbiausia ne tai, kiek funkcijų turi sistema, o ar ji iš tikrųjų atitinka konkretaus verslo veiklos modelį. Kitaip tariant, sistema turi padėti spręsti realias jūsų veiklos problemas, o ne apkrauti papildomais, nenaudojamais įrankiais.

Pavyzdžiui, e. prekybos verslams dažniausiai svarbiausia integracija tarp sandėlio, klientų valdymo ir sąskaitų išrašymo, nes tai leidžia automatiškai fiksuoti užsakymus, sekti likučius ir išvengti klaidų. Jei sistema nepalaiko šių funkcijų arba neleidžia jų sujungti, net ir pažangiausia VVS bus neefektyvi. Tuo tarpu paslaugų įmonėms aktualiausia turėti išsamų klientų duomenų archyvą, darbų paskirstymą ir apskaitą, nes tai leidžia matyti, kas atlikta, kiek laiko užtruko, kaip efektyviai dirba komanda. Gamybos verslams svarbiausia – žaliavų judėjimo kontrolė, gamybos planavimas ir proceso stebėsena, nes nuo to priklauso ne tik kaštai, bet ir laiku pristatomi užsakymai.

Daugiau – ne visada geriau

„Nereikia visko iš karto,“ – pabrėžia Tadas. „Galima pradėti nuo paprasčiausių funkcijų, pavyzdžiui, sąskaitų išrašymo ar klientų registravimo, ir tik tada prijungti sandėlio valdymą, gamybos procesus ar net personalo apskaitą. Svarbiausia – kad sistema augtų kartu su verslu“. Toks požiūris leidžia neperkrauti savęs ar komandos, o kartu padeda išvengti per brangiai kainuojančių sprendimų, kurie realiai nenaudojami.

Taigi, renkantis VVS verta skirti laiko ne tik platformų palyginimams, bet ir savo verslo poreikių analizavimui. Ką darote kasdien? Kokie procesai dažniausiai stringa? Kur prarandate laiką ar pinigus? Atsakę į šiuos klausimus galite lengviau pasirinkti sistemą, kuri ne tik automatizuos darbą, bet ir leis priimti išmintingesnius sprendimus – duomenimis, o ne nuojauta. VVS nėra tik IT sprendimas – tai ilgalaikė investicija į verslo augimą ir stabilumą.

Kada neverta diegti VVS?

Specialistas Tadas taip pat atkreipia dėmesį – verslo valdymo sistema nėra stebuklingas sprendimas, jei įmonėje chaosas:

· Jei nėra aiškių procesų.

· Jei informacija dažnai slepiama ar dubliuojama.

· Jei darbuotojai bijo pokyčių ir nemoka naudotis kompiuteriu.

„Sistema tik sustiprina tai, kas įmonėje jau veikia. Jei veikia blogai – tikrai nepadės viena mygtuko paspaudimo programėlė. Reikia pasiruošti pokyčiui, mokytis ir nuolat tobulinti procesus“, – perspėja jis.

Verslo valdymo sistema tikrai padeda sutaupyti laiką, mažinti klaidas, greitinti sprendimų priėmimą ir gerinti klientų aptarnavimą, tačiau jos nauda labiausiai pasijunta tada, kai verslas žino, ko nori, ir yra pasirengęs keistis. Lietuvoje VVS tampa nebe prabanga, o būtinybe – ypač tiems, kurie nori augti.

„Nepriklausomai nuo įmonės dydžio, laikas yra vertingiausias resursas. Ir VVS padeda jį ne iššvaistyti, o investuoti“, – reziumuoja specialistas Tadas Jakubauskas.

Reklama

Griežtai draudžiama Etaplius.lt naujienų portale skelbiamą informaciją naudoti kitose interneto svetainėse, žiniasklaidos priemonėse ar kitur. Draudžiama platinti Etaplius.lt bet kokio pavidalo medžiagą be sutikimo, o jei sutikimas gautas, būtina nurodyti Etaplius.lt šaltinį. Ši informacija yra Etaplius.lt nuosavybė. Ją galima platinti tik susitarus su portalo redakcija. Norint gauti sutikimą, reikia kreiptis el. paštu redakcija@etaplius.lt